Neslihan Sezer

Herkese karlı bir pazar gününden merhabalar.

Bugün üzerinde çok çalıştığımız, bazen mükemmel yönetebilirken bazen de boş geçirildiği için çeşitli üzüntülere sebep olan bir kavramdan bahsedeceğiz: zamandan.

Zamanın çok kıymetli olduğu bir gerçek. Hepimiz bize verilen bu kısıtlı zamanı bizim için en doğru ne ise o şekilde değerlendirmek için çabalarız hatta bazen de umarız. Ancak onu yönetmek çok da kolay değildir. Bir bakmışızdır ki sahip olduğumuz zaman akıp gitmiş, verilen görevler bitmemiş. Bu durumda bir soru ve iki seçenekle karşılaşırız:

Soru: Görev acil yapılması gereken statüsünde mi?

Evet, bu yüzden uykumdan feragat edip bu işi bitirmeliyim.

Hayır, acil değil, yarın yaparım.

Belki siz de seçenek sayısı daha fazladır, kim bilir?

İşte, yönetemediğimiz durumda sonuç çok açık ya erteliyoruz ya kendimizden veriyoruz. İki sonuç da aslında bizden giden bir şey.

Çalışanlar bilir ki özel hayatla iş hayatını ayırmak zor bir iştir. Mesai bitince kapatma kararı aldığımız bilgisayar kapanmaz. Kararımıza göstermek istediğimiz saygıdan 1-2 hafta kapansa da bir süre sonra eski döngüye yeniden girmek durumunda kalıyoruz maalesef ki.

Bu hafta bu konuya çözüm getirmeliyim artık diye kaynaklar araştırdım ve sizin de işinize yarayacağını düşündüğüm birkaç maddede bu yazıda toplamaya karar verdim. Haydi, başlayalım.

1 – Sorunun Kaynağını Bul

Sorun belirlenmeden çözüme gitmek çok da anlamlı olmaz. Eminim hepimizin zamanımızı öldürmemize neden olan farklı durumlar söz konusudur. Bu kaynağı bulmadan neden diğer seçeneklere geçelim ki?

Şimdi, her sorun dedektifliğinde yaptığımız gibi elimize bir kalem ve boş bir kağıt alıyoruz ve çok değil sadece bu haftamızı düşünüyoruz. Bu hafta sizin için verimli miydi? En yakın verimsiz gününüze gidebilirsiniz.

Yaptığınız işler nelerdi? Hangi işler aksatmanıza neden oldu? O işi bitirmek için ideal zaman ne? Her an maillere bakmak şart mı? Toplantılar gereksiz uzuyor mu?

Soru çok belki nedenler de çok. O zaman birden fazla nedene çözüm bulacaksınız ama artık bileceksiniz sorunu, sorunları. Sorunu bir daha yaşadığınızda çözüm de aklınızda yankılanmaya başlayacak.

2 – Planla

Hedef vermeden işe başlamak ne kadar mantıklı? Ya da ne yapacağını öngörmeden?

O yüzden çözüm her anı planlamak. Günü, saati, haftayı, ayı, yılı. Ancak bir plan belirlersek kendimize çizgimizden ne kadar saptığımızı da kolayca analiz edebiliriz. Hangi işleri gün içerisinde bitirebildiğimizi, hangi işlerin bir sonraki güne de sarktığını, hangi işlerin ertesi güne ertelendiğini görebilmek ancak bir plan yaptığımızda kontrol edebileceğimiz bir iş haline geliyor.

3 – İşlere Süre Verildi Mi?

Gün içerisinde yaptığımız işler elbette ki değişebilir ama çoğu hemen hemen daha önce yaptığımız işlere benzer. Bu yüzden planlama yaptığımız sayfaya bir de süre eklemeliyiz ki bu iş için ne kadar zaman ayırmayı hedeflemiştik, ne kadar zamanda bitirebildik gibi soruların cevaplarını hem ay hem de hafta sonlarında kendimizi değerlendirirken arayabilelim.

Bu uygulama bir iş için ayırdığımız zamanı daha da kısaltabilmemiz için bir fırsat sunarken, eksik yönlerimizi görebilmemiz için de fayda sağlayacaktır.

İş yaparken harcadığınız süreleri hem web üzerinden hem de uygulamalardan zamanlayıcınızı açarak keşfedebileceğiniz gibi uzun süredir kullandığım bir uygulamayı da önerebilirim: Flip.

Bu uygulamada günlük 5 hedef belirleyerek harcadığınız zamanları görebiliyorsunuz. Ücretli versiyonlarında daha fazla hedef de verebilirsiniz. Mola zamanlarında sizi uyardığı gibi günün belli saatlerinde de size uyarı gönderiyor ve gün sonunda ne kadar çalıştığınızı analiz ederek size sunuyor.

Flip gibi bir diğer uygulama önerim de forest. Burada da ağaç dikerek çalışma zamanınızı ölçebiliyorsunuz. Bu uygulamayı açtığınızda başka bir uygulamayla ilgilenmenize izin vermiyor. Bu durum da telefon dikkatinizi dağıtıyorsa sizler için iyi olabilir. Yine burada da flip gibi haftalık, aylık ve yıllık çalışmalarınızı görebilir, analiz edebilirsiniz.

4 – Yapıldı Listesi

Hepimiz yapılacaklar listesi hazırlıyoruz ama hiç yapıldı listesi yapmıyoruz. Eğer hedeflerimizin yanlarına kutucuk da koymuyorsak gün içerisindeki tiklerimizi sadece hafızamızda tutuyoruz. Ancak bu noktada hem iyi hissedebilmemiz hem de beynimize pozitif sinyal gönderebilmemiz için bu yapıldı listesi büyük önem taşıyor.

Burada da bir uygulama örneği verebilirim sizlere: Trello.

Hem bilgisayarınızda hem de telefonunuzda kullanabilirsiniz. Burada çeşitli sayfaları da kullanabileceğiniz gibi arkadaşlarınızla ortak bir sayfa açıp yapılacaklar listesi de oluşturabilirsiniz. Yine ekibinizle oluşturduğunuz ortak hedefleri de görebilirsiniz.

5 – Günlük ve Haftalık Görevleri Kategorize Edin

İşlerinizi kolay, zor, zaman alan, acil gibi kategorilere dahil ederseniz güne başlarken size avantaj sağlayabilir. Gün içerisinde çeşitli işler de dahil olabileceğinden günün ilk saatlerinde zor ya da acil işler yapılması önerilir. Böylece diğer işleri yaparken en zoru bitirdiğinizden hem motive olacaksınız hem de diğer işler gözünüzde eskisi kadar büyümeyecek 🙂

6 – Çalışma Zamanınızı Belirleyin

Odaklandığınız işlerde kendinizi rahatsız etmeyin konumunuza alabilirsiniz. Ayrıca gelen telefonları da bir saat belirleyip o saat aralığında cevap vermeniz işlerinizi daha da düzene sokacaktır. Aynı durumu mail kutusuna bakarken de kullanabilirsiniz. Mail geldiğince bakmak yerine her saat başında bakacağım, iki saatte bir bakacağım şeklinde hedef vererek ilerleyebilirsiniz.

7 – Hayır Demek

Zaten başımıza ne gelirse hayır diyememekten gelmiyor mu?

Kendimizden taviz vermememiz için hayır demek çok önemli. Bitiremeyeceğimiz, yapamayacağımız işler için kendimizden feragat etmekten vazgeçmemiz gerek. Her şeyden önce biz önemliyiz. Belirli yüklerin altına girmeye bir dur demenin zamanı gelmedi mi?

8 – Küçük Detaylarda Boğulmak

İşler mükemmel olsun diye işin sonucunu %1 etkileyecek detaylar bizim zamanımızdan yiyor sadece. Yapabileceğimizin en mükemmeli olsun diye diye kaç iş bitirilemedi, kaç iş ertelendi, kaç iş 3 günde bitecekken 5 günde bitti?

En iyisine odaklanalım ama küçük detaylar bizim sürecimizi ne kadar uzatıyor?

O sürede farklı işler yapılabilir miydi?

İkinci sorunun cevabı birinci sorunun kaderini belirleyecek. İkinci soruya odaklanalım.

9 – İlham Beklenmez

Beklemek… Adı üstünde… Bir şey için zaman harcamak ve ne kadar harcayacağını da bilmemek değil mi? Bir işi bitirmek için bir şey beklemeyelim. O sürede neler neler bitirilirdi?

Beklediğimiz zamanları bile iyi geçirelim. Sadece bize iyi gelen şeylerle.

10 – Erkeni Hedefle

Bize belirli bir zamanda bitirilmesi söylenen işlerde tam verilen süreyi baz alarak ilerleriz. 1 ay varsa daha çok var deyip diğer işlere yöneliriz. Belki de o koskoca 1 ay hedef işle ilgilenmekle geçmez. Son 1 haftada hızlanıp bitirmeye çalışırız.

Bu başlıkta hedef süreden daha öncesini hedeflemeye çalışacağız. 1 ay mı süre sen 2-3 hafta hedefle. 5 gün mü süre sen 4 gün hedefle.

Daha geçe kalma, erken bitirmek her zaman daha iyi bir durumdur.

Maddeleri daha da uzatabilmek mümkün elbette. Şimdilik 10 başlıkta bitirelim. Zaten bu 10 başlık da zaman için en temelleri. Şimdi gelelim kendimize. Zaman yönetilebilir, iyi ya da kötü. Anlamlı ya da anlamsız. Verimli ya da verimsiz. Peki, kendimizi yönetebilir miyiz?

Asıl sorun bu. Zamanda değil. İşlerde değil.

Engel de destek de biziz. Sıra bizde.

Soralım.

Kendimi yönetebilir miyim?

Sevgilerimle.